Ein Beitrag von Gastautor Dr. Nirmalarajah Asokan, Senior Content- und Marketing-Manager bei Agicap //
Den Liquiditätsengpass eliminieren, bevor er entsteht. Was wie der heilige Gral des Liquiditätsmanagements erscheint, ist dank der Digitalisierung längst kein Wunschdenken mehr.
Digitale Hilfsmittel werten mittlerweile in Sekundenschnelle eine Fülle an Daten aus und eröffnen Nutzer:innen Einblicke in ihr Unternehmen, die vor der digitalen Transformation undenkbar waren. Erfahren Sie in diesem Beitrag, wie die Digitalisierung des Cash-Flow-Managements auch Ihrem Unternehmen weiterhelfen kann – und zwar nicht erst, wenn Sie schon rote Zahlen schreiben.
Warum überhaupt digitale Tools nutzen?
Die Großzahl an Unternehmensinsolvenzen ist auf ein mangelhaftes Cash-Flow-Management zurückzuführen. Im Nachhinein stellt man oft fest, dass viele Liquiditätsengpässe hausgemacht waren und hätten durch eine bessere Planung vermieden werden können.
Schon allein aus diesem Grund empfiehlt es sich für Geschäftsführer:innen und Finanzverantwortliche, das Cash-Flow-Management ernst zu nehmen und die Geldströme regelmäßig zu kontrollieren.
Bestenfalls beginnen Sie damit schon, während sich Ihr Unternehmen in einer finanziell soliden Lage befindet. Das erspart Ihnen überstürztes Handeln, wenn schon ein Engpass droht, und gibt Ihnen und Ihren Mitarbeitern:innen genügend Zeit, sich mit den Tools vertraut zu machen. Droht der Ernstfall, behalten Sie einen kühlen Kopf, der absolut nötig ist, um die richtigen strategischen Entscheidungen für Ihr Unternehmen zu treffen.
Digitale Cash-Flow-Analyse und Planung: Ein Dreamteam
Zu einem effektiven Cash-Flow-Management gehören sowohl die Analyse als auch die Planung bzw. Prognose des zukünftigen Cash-Flows. Eine detaillierte und engmaschige Analyse bietet Ihnen folgende Vorteile:
- Identifizieren Sie hohe Kostenpunkte und Einsparpotenzial, indem Sie Ihre Zahlungsausgänge auf den Prüfstand stellen
- Sehen Sie schwarz auf weiß, wie hoch jeden Monat (jede Woche, oder sogar jeden Tag) Ihr Cash-Flow-Defizit oder -Überschuss sind
- Vergleichen Sie die Ist-Werte mit den Soll-Werten aus Ihrer Liquiditätsplanung und sehen Sie, wie gut Sie im Plan liegen, Ihre Unternehmensziele zu erreichen
Basierend auf der Analyse erstellen Sie Ihre Cash-Flow-Planung oder –Prognose für die kommenden Monate (Wochen/Tage). Damit verschaffen Sie sich folgende Vorteile:
- Betrachten Sie unter Einbeziehen der aktuellen Marktlage und Kundennachfrage Ihre erwarteten Zahlungsein- und ausgänge in der nächsten Zeit
- Die Prognose zeigt Ihnen auf, ob Sie eher mit einem Defizit oder Überschuss zu rechnen haben, womit Sie sich auf die jeweilige Situation besser vorbereiten können
- Prognosen machen drohende Liquiditätsengpässe häufig schon mehrere Wochen oder sogar schon Monate vorher sichtbar
- Treffen Sie leichter die richtigen Entscheidungen für Ihr Unternehmen basierend auf einer umfangreichen Datengrundlage
Nicht alle digitalen Tools sind fürs Cash-Flow-Management optimal geeignet
Schon sehr kleine Unternehmen besitzen mittlerweile nicht nur ein Geschäftskonto, sondern mehrere. Die Zahlungsaus- und eingänge auf jedem dieser Konten zu überwachen, ist deswegen schon eine Herausforderung. Viele Unternehmen benutzen zum Cash-Flow-Management Excel, um den Zahlen irgendwie Herr zu werden.
Mitarbeiter:innen sind oft stundenlang damit beschäftigt, die Kontotransaktionen in eine dafür vorgesehene Liquiditätstabelle in Excel zu übertragen. Nachteilig ist bei dieser Methode nicht nur, dass sie sehr langwierig ist, sondern sich auch schnell Tippfehler und Zahlendreher einschleichen können, die später ein falsches Bild über den Cash-Flow des Unternehmens abgeben.
Dieser hohe Zeitaufwand macht es unmöglich, den Cash-Flow engmaschig zu überwachen (z.B. auf Wochen- oder Tagesbasis). Die meisten Unternehmen erstellen eine Liquiditätsanalyse und -planung auf Monatsbasis, wodurch Verantwortliche meist nur reagieren können, anstatt proaktiv und vorausschauend zu handeln. Dieses „Fahren auf Sicht“ erschwert in turbulenten Geschäftsphasen die Entscheidungsfindung zusätzlich.
Dynamische Tools fürs Cash-Flow-Management besser geeignet
Die Digitalisierung hat viele smarte Ideen hervorgebracht, auch im Cash-Flow Management. Die Software von Agicap, beispielsweise, wurde speziell für das Cash-Flow-Management entwickelt und hat den Anspruch, dieses so komfortabel, schnell und effizient wie möglich zu gestalten, damit mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge in der Unternehmenslenkung bleibt.
Eine dynamische Liquiditätsmanagement-Software wie die von Agicap bietet Ihnen im Gegensatz zu statischen Tools wie Excel sehr viele Vorteile:
- Das Tool verbindet sich automatisch mit den Bankservern und ruft täglich von jedem Konto die Transaktionen ab, sodass die Datenlage immer aktuell ist
- Das manuelle Eintippen von Kontoständen entfällt komplett, da das Tool sämtliche Zahlungsein- und ausgänge automatisch in das Dashboard übernimmt, von wo aus die Zahlen weiterverarbeitet werden können
- Ein intelligenter Algorithmus sorgt dafür, dass die Transaktionen auch immer in die von den Nutzer:innen definierten Kategorien einsortiert werden, wodurch mehr Übersichtlichkeit entsteht und z.B. Kosten eingehend analysiert werden können
- Per Parameter stellen Nutzer:innen verschiedene Liquiditätsszenarien auf und betrachten die Cash-Flow-Prognosen unter verschiedenen Aspekten, was dabei hilft, Engpässe zu erkennen und das Geld gezielt an die richtigen Stellen umzuleiten, falls dies erforderlich ist
Fazit: Investition in Digitalisierung ist eine präventive Maßnahme
Die Investition in digitale Hilfsmittel mag dem einen oder der anderen nur als zusätzlicher Kostenpunkt ohne einen großen Mehrwert erscheinen, doch spätestens, wenn das Unternehmen in die roten Zahlen gerät, sind Modernisierungsmaßnahmen erforderlich, um eine Insolvenz abzuwenden – und häufig ist es dann schon zu spät.
Clever sind also all diejenigen, die frühzeitig in die Digitalisierung investieren und die digitalen Helfer schon nutzen, wenn das Geschäft gut läuft. Auf diese Weise sind Mitarbeiter:innen mit den Tools schon vertraut und durch all die Vorteile, die in diesem Artikel beschrieben wurden, bestens gewappnet, das Unternehmen finanziell auf Kurs zu halten.
In wirtschaftlich schwierigen oder turbulenten Zeiten helfen digitale Cash-Flow-Tools dabei, die Liquidität engmaschig zu kontrollieren, sodass ein gezieltes Steuern der Geldströme möglich wird. Darüber hinaus zeigt eine detaillierte Prognose auf, ob oder wann mit einem Liquiditätsengpass zu rechnen ist. Das verschafft Verantwortlichen Zeit, Maßnahmen einzuleiten, um den Engpass zu eliminieren, oder zumindest dessen Auswirkungen abzuschwächen.
Digitale Tools können somit den Unterschied ausmachen zwischen einem erfolgreichen und einem gescheiterten Unternehmen. Jede:r entscheidet selbst, ob ihm:ihr diese Investition etwas wert ist.
Über Dr. Nirmalarajah Asokan:
Dr. Nirmalarajah Asokan ist Senior Content Marketing Manager bei Agicap in Berlin. Er ist in den Themen Liquiditätsmanagement, Cashflow und Finanzplanung unterwegs. Derzeit ist er für Konzeption, Optimierung und Umsetzung des Content Marketings für das Liquiditätsmanagement-Tool Agicap verantwortlich.
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